Page 175 - Handbuch Handel mit Zukunft

HANDBUCH HANDEL MIT ZUKUNFT
Kapitel 3.11 / Elektronische Rechnungsbearbeitung
einen manuellen, menschlichen Zwischen- schritt. Soll der Prozess automatisiert werden, kommt eine Klassi zierungsso ware (vgl. Abb. 2) zum Einsatz, die das ZUGFeRD-For- mat automatisch ausliest, die Daten vom Do- kument trennt, strukturiert im System ablegt und für die Weiterverarbeitung bereitstellt. Diese Vorgehensweise lohnt sich aber erst bei einer sehr hohen Zahl an Eingangsrechnun- gen pro Tag, denn es müssen große Trainings- mengen gebildet werden, um der So ware beizubringen, jede Rechnung richtig zu klassi- zieren und zu extrahieren. Die Schwierigkeit ergibt sich aus dem nicht einheitlichen Layout von Rechnungen, da jeder Rechnungssteller anders tabelliert – ZUGFeRD ist also nur ein Datenformatstandard und hat nichts mit dem Layout von Rechnungen zu tun.
Ob automatisierte oder manuelle Extrakti- on: In jedem Fall müssen interne, inhaltliche Prüfverfahren festgelegt werden (vgl. Box 4).
Automatisierte Kontrollen, wie das Hashwert- Prüfverfahren (vgl. Box 5), können nur auf Unregelmäßigkeiten hinweisen, aber die in- haltliche Prüfung nicht ersetzen.
Ausblick
Bisher ist ZUGFeRD vor allem in der öf- fentlichen Verwaltung im Einsatz, hat aber aufgrund der großen Einsparmöglichkeiten auf Empfängerseite auch Zukunftspotenzial in der Privatwirtschaft. ZUGFeRD basiert auf den Standards „Cross Industry Invoice“ (CII) und „Message User Guides“ (MUG), die vom Europäischen Standardisierungs- gremium CEN entwickelt wurden, und eignet sich daher als Grundstein zur Eta- blierung eines einheitlichen europäischen Formates. Im European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing wird derzeit an einer Empfehlung für den europaweiten Einsatz gearbeitet. //
 Autor Dr. Martin Bartonitz
Nach seiner Promotion in der Festkörperphy- sik wechselte Martin Bartonitz in die So - ware-Industrie und ist seit 1992 im Bereich der so waregestützten
Geschä sprozesssteuerung im O ce-Umfeld tätig, mit den Schwerpunkten Work ow-
Management und Dokumentenmanagement. Seit 2005 gestaltet Dr. Bartonitz ECM-Stan- dardso ware, derzeit als Senior Produktma- nager bei der Optimal Systems GmbH in Berlin. Seine Analysen und Erfahrungen publizierte er in zahlreichen Artikeln und als Co-Autor in Fachbüchern, u. a. auch zu den emen „Rechnungsfreigabeverfahren“ und „Nut- zung von digital signierten Dokumenten“.
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