Page 170 - Handbuch Handel mit Zukunft

Kapitel 3.11 / Elektronische Rechnungsbearbeitung HANDBUCH HANDEL MIT ZUKUNFT
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Elektronische Rechnungsbearbeitung
Pvon Dr. Martin Bartonitz
apier ist geduldig, aber auch teuer. Dieser kurze Satz verweist indirekt auf die Vorteile einer papierlosen, elektronischen Rechnungsbearbei-
tung. Dabei geht es beim ema E-Invoicing nicht zwingend um Materialkosten oder Um- weltschutzaspekte, sondern um Einsparun- gen auf der Prozesskostenseite. Zu Beginn der elektronischen Datenverarbeitung muss- ten Papierrechnungen ausgedruckt oder hän- disch ausgefüllt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt werden (vgl. Abb. 1). Das Fax beschleunigte den Übertragungsprozess, al- lerdings blieb der Papierverbrauch fast unver- ändert. Der Empfänger musste die Rechnung
Abb. 1: Kostentreiber in der Rechnungsbearbeitung
prüfen und bei Beanstandungen auf dem glei- chen Weg zurücksenden. Kopien der Rech- nung mussten anschließend bei dem Versen- der und dem Empfänger liegen, um der zehn- jährigen gesetzlichen Au ewahrungsp icht gerecht zu werden (u. a. zur Absetzung der USt., vgl. Box 1). Der Platzbedarf für Archi- ve stieg stetig an, mehrere Kilometer Akten- schränke waren (und sind!) bei Großunter- nehmen mit Hunderttausenden Papierdoku- menten nicht ungewöhnlich.
Rechnungen im unternehmerischen Umfeld
Die Papierrechnung wird das 21. Jahrhundert vielleicht nicht überleben, doch wer sie schon
Kosten für Versender 0,70–4,00 €/Sendung
Brief erstellen Brief drucken Brief kuvertieren Brief versenden
Kostentreiber
1. Sendungseingang Poststelle  2. Postvorsortierung
Kosten für Empfänger 2,00–30,00 €/Sendung
Post klären & ablegen Post zustellen & verteilen  Posteingang & vorsortieren

3. Transport zur Abteilung
4. Sortierung der Sendungen
5. Manuelle Dateneingabe
6. Weiterleitung Sachbearbeiter
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 7. Zeitaufwendige Klärung
 
 8. Manuelle Vermerke  9. Händische Ablage