Page 172 - Handbuch Handel mit Zukunft

Kapitel 3.11 / Elektronische Rechnungsbearbeitung
HANDBUCH HANDEL MIT ZUKUNFT
könnten diese Kosten, laut einer Studie von Capgemini, um bis zu 75 % gesenkt werden. Am meisten Geld sparen Unternehmen aber bei der Strafvermeidung: Fehlerha e Rech- nungen schlagen – aufgrund von Strafzahlun- gen bei Audits oder Problemen zwischen Lie- ferant und Empfänger – mit bis zu 50 € pro Rechnung zu Buche. Insgesamt könnten auf EU-Ebene laut Berechnungen der Deutschen Bank durch eine Umstellung auf E-Invoicing Einsparungen zwischen 80 und 250 Milliar- den € erzielt werden – und 12 Millionen Bäu- me müssten nicht gefällt werden.
Verfahrensarten und Extraktion
Doch keine Prozessoptimierung und Auto- matisierung ohne eine Standardisierung der Datensätze. Weit verbreitet ist z. B. der inter- nationale, branchenübergreifende Standard EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“), der bereits seit über 20 Jahren existiert. EDI- FACT ist bei der UN-Wirtscha skommis- sion für Europa (UNECE) angesiedelt und galt als großer Ho nungsträger des elektro- nischen Datenaustauschs. Allerdings wurden die Formate mittlerweile branchenspezi sch so stark ausdi erenziert und zwischen Liefe- ranten und Kunden so individuell angepasst,
dass EDIFACT kaum noch als Standard-Aus- tauschformat bezeichnet werden kann.
Ein „klassisches“ PDF wiederum lässt sich zwar problemlos erstellen und versenden, doch ist es auch fehleranfällig, nicht zuletzt aufgrund der sog. Medienbrüche. Ein Bei- spiel: Die ursprüngliche Rechnungsdatei liegt beim Aussteller in strukturierter Form, also z. B. als Exceldatei, vor. Wird ein PDF erstellt, werden diese strukturierten Daten in ein Bild (= unstrukturierte Daten) umgewandelt (ers- ter Medienbruch), nur um auf der Empfänger- seite wieder als strukturierte Daten extrahiert zu werden (zweiter Medienbruch). Bei jedem
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S. 219 S. 73 S. 104 S. 199
 Box3:WasisteineelektronischeRechnung?
V Eine „elektronische Rechnung“ muss sowohl elektronisch erstellt als auch elektronisch aus- geliefert werden. Nicht jeder Scan ist also eine elektronische Rechnung!
V Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkun und Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rech- nung nicht alle Angaben enthält.
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