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Den digitalen Tsunami meistern

von Roger Illing und Lars Drexler

Kaum ein Thema beschäftigt die IT derzeit so stark wie die digitale Transformation. In der Praxis verstehen viele Unternehmen darunter allerdings nur die Optimierung einzelner Geschäftsprozesse. Damit wird das Potenzial der Digitalisierung jedoch nur unzureichend genutzt. Schließlich ermöglicht dieser Wandel zugleich eine umfassende Neuausrichtung des Unternehmens – bis hin zu komplett neuen, digitalen Geschäftsmodellen. Immerhin bekommen Hersteller erstmals einen unmittelbareren Zugang zu den Kundenwünschen und -bedürfnissen und können die Wert­schöpfungskette in dieser Hinsicht optimieren.

Ein weiterer typischer Fehler vieler Unternehmen ist, auf voneinander isolierte und jeweils bei Bedarf bereitgestellte Kanäle und Werkzeuge zu setzen. In dieser Hinsicht hebt sich die Lösung von OpenText deutlich ab: Die ganzheitliche Plattform ermöglicht es, den gesamten Informationsfluss zu verwalten und zu analysieren und so Kernbereiche der User-Experience, Machine-to-Machine-Integration, Automation und andere Aspekte abzudecken. Kaum ein Anbieter liefert eine derart umfassende Lösung, die sämtliche Bereiche eines Unternehmens integriert.

Medienbrüche aufheben: Die Digitalisierung manueller Prozesse sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Der Weg zur Digitalisierung

Bevor Unternehmen sich in die Digitalisierung stürzen, ist eine ausführliche Analyse sinnvoll. Dabei sollten zunächst diejenigen Bereiche identifiziert werden, in denen die Digitalisierung den größten Vorteil bringt. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Aufheben von Medienbrüchen: Sobald Dokumente nicht mehr nur in Papierform vorliegen, entfällt der aufwendige Scanvorgang und selbst dieser relativ kleine Digitalisierungsschritt zahlt sich aus. Auf diese Weise entsteht unmittelbar eine hohe Wertschöpfung.

Das Beispiel zeigt, wie wichtig ein umfassendes Audit ist. Dabei gilt es herauszufinden, welche Arten von Informationen an welchen Stellen im Unternehmen entstehen und lagern und wie diese miteinander in Verbindung stehen. Schnell wird dabei klar, dass es sich längst nicht mehr nur um Textdateien, Präsentatio­nen oder Tabellenkalkulationen handelt. Schließlich lagert auch in unzähligen weiteren Dateien wertvolles Wissen. Neben E-Mails und Prozess­informationen müssen deshalb auch Formate wie Chats und Videos berücksichtigt werden.

Angesichts dieser Umstände ist klar, dass nur ein System für das „Enterprise Information Management“ (EIM) diese Anforderungen erfüllen kann. Anders als ein ERP-System ist es in der Lage, auch unstrukturierte Daten und Abläufe zu verwalten. Eine wichtige Rolle spielt dabei die IT-Abteilung. Sie muss im Rahmen der Digitalisierung die Anforderungen der Fachabteilungen erkennen und umsetzen. Umso wichtiger ist es, auf ein ganzheitliches Informationsmanagement zu setzen, das Informationssilos über Abteilungs- und Anwendungsgrenzen hinweg aufbricht.

Nur wenn sämtliche dieser Punkte beachtet werden, bringt die Digitalisierung die erwünschten Vorteile. Möglicherweise wurden einzelne oder mehrere dieser Aspekte nicht berücksichtigt oder falsch angegangen. Gerade deshalb ist es wichtig, mit einem starken Partner zu arbeiten. OpenText bietet nicht nur eine ausgesprochen leistungsfähige Software, sondern berät mit seinen Experten auch Unternehmen dabei, die optimale Strategie für die Digitalisierung umzusetzen. //

 

 

Autorenvita: Roger Illing und Lars Drexler

 

 

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Erfolgreich auf allen Kanälen

PIM-Lösungen: Im Kontext der Digitalisierung benötigen Hersteller und Händler eine effiziente Lösung für die aktuellen Multichannel Herausforderungen.

 

Unter Produktinformationsmanagement (auch PIM oder engl. „Product Information Management“) versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal ohne großen Ressourcenaufwand mit konsistenten akkuraten Informationen beliefern zu können.

Der Bedarf für Produktinformationsmanagement entsteht durch die derzeit gängige Praxis der Datenhaltung und -verwertung: Informationen liegen in einem Unternehmen häufig nicht zentral gebündelt vor, sondern verstreut bei Mitarbeitern und in Abteilungen – etwa in der Entwicklungsabteilung, im Warenwirtschaftssystem oder im Vertrieb.

Dabei werden Daten in unterschiedlichen Formaten abgespeichert oder sind nur als Druckversion verfügbar. Diese Informationen werden in verschiedenen Umgebungen und Kontexten verwendet – etwa im Verkaufskatalog für eine detaillierte Produktbeschreibung mit Preisangabe oder in der Logistikabteilung für Angaben zu Größe und Gewicht zur Frachtkostenberechnung.

PIM stellt hier einen Lösungsansatz zur zentralen, medienneutralen Datenhaltung dar, um einkaufs-, produktions- und kommunikationsrelevante Daten für die Mehrfachnutzung über mehrere IT-Systeme, Sprachen, Ausgabemedien und Publikationen hinweg bereitzustellen. Es bietet zudem Lösungen zur effizienten Datenübernahme, -verwaltung, -anreicherung und -ausgabe.

 

Prädestiniert für den Einsatz von PIM-Lösungen sind mittlere und große Unternehmen in den Branchen Handel, Konsumgüter und produzierende Gewerbe.
Treiber für den Einsatz einer PIM-Lösung sind unter anderem:

umfangreicher Bestand an Produkten
häufige Änderungen von Produktmerkmalen
heterogene IT-Infrastruktur (z. B. bedingt durch anorganisches Unternehmenswachstum)
erfolgreiches Onlinegeschäft
Druck von Kundenseite hin zur Unterstützung elektronischer Beschaffungsprozesse

 

Strategisch wird PIM eine Notwendigkeit, wenn Großkunden die Unterstützung neuer Datenaustauschstandards (wie z. B. „Global Data Synchronization Network“) forcieren oder eine internationale Expansionsstrategie angestrebt wird. Hier kommt der effektiven Konsolidierung von Produktinformationen und Umstellung von darauf aufbauenden Prozessen eine entscheidende Rolle für den Erfolg der Geschäftsstrategie zu. So ist beispielsweise ein Katalogversender, der in fünf weitere Länder expandieren möchte, ohne eine Umstellung seiner Produktionsprozesse für Kataloge oft gar nicht in der Lage, diese Strategie umzusetzen.

Gängige Anwendungsbereiche von PIM

Basis für elektronische Kataloge
Elektronische Kataloge sind die Grundlage für die Nutzung von Beschaffungssystemen oder -plattformen wie Onlinemarktplätzen. Ein PIM-System kann beschreibende Informationen zu einem Produkt zur Gestaltung in eine Katalogmanagementlösung laden.

Dort lassen sich Produkte für auf Zielgruppen abgestimmte Sortimente gruppieren und verwalten. Austauschstandards (z. B. BMEcat) und Klassifizierungssysteme wie eCl@ss ermöglichen es, die elektronischen Kataloge nahtlos zwischen den Lieferanten auf der einen Seite und den einkaufenden Unternehmen und Marktplatzbetreibern auf der anderen Seite auszutauschen. Eng damit verzahnt sind Procurement-Lösungen: Sie automatisieren die Beschaffungsprozesse für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen.

Als Plattform für die zentrale Verwaltung von Multisupplier-Katalogen schaffen sie Transparenz unter den Produktdaten mehrerer Lieferanten und helfen bei der Suche nach dem günstigsten Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

Basis für die Content-Bereitstellung für Websites / Webshops
Die zentrale Datenverwaltung bietet sich besonders für die Website eines Unternehmens an: Dokumente, Content- und Medienobjekte wie Produktbilder können mit anderen Geschäftsobjekten wie zum Beispiel einem Kunden oder einem Produkt verknüpft werden. Die Abwicklung des Bestellprozesses wird von einer E-Commerce-Komponente gesteuert, die auch für die Online-Präsentation der dynamischen Inhalte zuständig ist. Um tatsächlich Kosten zu sparen, muss sich die Lösung nahtlos in Warenwirtschaft und Logistiksysteme integrieren lassen.

 

Basis für Sortimentsstrategien im Handel
Die Entwicklungen im sogenannten Long Tail motivieren Onlinehändler dazu, ihre Angebotssortimente deutlich zu vergrößern. Im stationären Handel muss das Angebot aufgrund der begrenzten Verkaufsflächen eng an der Nachfrage orientiert aufgebaut werden. Man achtet dabei also vor allem auf die Nachfrage der Masse, während alles, was nicht profitabel genug ist, häufig außen vor bleiben muss.

Im Onlinehandel gelten diese Restriktionen weniger. Im Zusammenspiel mit Product-Information-Management können die Einbindung von Vorlieferanten und die nachfolgende Produktdatenpflege so optimiert werden, dass auch sehr große Sortimente verarbeitet werden können.

 

Basis für die Reduktion von Schattensortimenten im Handel
Um den vielfältigen Wünschen ihrer Kunden zu entsprechen, bestellen viele Handelsunternehmen bei ihren Zulieferern Artikel, die nicht im Standardsortiment – und damit im ERP – enthalten sind. Dazu werden die gedruckten und elektronischen Lieferantenkataloge mühsam nach den gewünschten Produkten durchkämmt. Hinzu kommt der immense Aufwand, der mit einer manuellen Artikelneuanlage in einem ERP-System wie SAP verbunden ist.

Mithilfe von Produktinformationsmanagement können sämtliche Lieferantensortimente in einem zentralen Katalogsystem zusammengeführt werden. Hier ermöglicht der Einsatz einer Suchmaschine die lieferanten- und sortimentsübergreifende Suche nach dem gewünschten Produkt und die Auswahl des besten Angebots. Zur Bestellabwicklung werden die Produktdaten mitsamt den Lieferantenkonditionen dann über eine Schnittstelle ins ERP eingespeist.

 

Basis für Produktkataloge
Schließlich können die Informationen aus der zentralen Datenhaltung auch für Printkataloge, digitale Kataloge und für die Website herangezogen werden. Die Publishing-Komponente einer E-Business-Lösung greift auf die gemeinsame Datenhaltung zu und ermöglicht es, die Inhalte für den Katalog medienneutral abzulegen und zu verwalten. Hierbei ist zu beachten, dass im Markt vermehrt Lösungen existieren, die weit über ein klassisches Database-to-Print-Szenario hinausgehen. //

 

 

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Produktinformationsmanagement

 

 

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Product-Information-Management

Daten-Management entscheidet über den Erfolg des Handels – auf allen Ebenen.

von Tobias Schlotter

Fieberhaft arbeiten zahlreiche Unternehmen in nahezu allen Branchen an ihrer Platzierung in der Handelslandschaft der Zukunft. Die meisten wissen: So, wie wir es immer gemacht haben, geht es nicht weiter. Das Problem dabei ist: Die wenigsten wissen, wie es morgen weitergehen könnte. Trotzdem machen sie weiter und immer weiter. Quasi im digitalen Blindflug. Wenn sie Glück haben, kommen sie an und landen passabel oder gar erfolgreich. Es ist aber absehbar, dass viele Unternehmen sich eigentlich auf die digitale Bauchlandung oder den Crash vorbereiten müssten – wenn sie denn wüssten, dass er kommt.

 

Die Chance der Kleinen und Mittelgroßen ist da!

Alle kleinen Händler schauen auf die Umsätze großer Handelsplattformen, die ihnen die Umsätze wegnehmen. Großes Jammern! Doch der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel (bevh) verriet dem Handelsblatt vom 23. Januar 2018, dass Wachstum im Online-Handel nicht gleich Wachstum ist und differenziert betrachtet werden muss: „Die höchsten Umsätze machen Online-Marktplätze wie Amazon und eBay, aber das stärkste Wachstum sehen wir bei Versendern, die ihre Heimat im stationären Handel haben“, sagte Verbandspräsident Gero Furchheim.

Sie konnten um 26,2 Prozent zulegen. Das sind Zahlen, die beflügeln sollten. Und auch wohl werden. Denn die hybride Handelsform weitet sich aus: Ein Bereich mit großem Wachstum im Online-Handel ist der Versand von Lebensmitteln. Laut bevh wurde in 2017 erstmals die Milliardenumsatzgrenze überschritten. Edeka, Rewe und Co. tasten sich heran. Wobei bei diesen Handelsriesen die gewachsene dezentrale Struktur eines der größten Hindernisse für eine zentrale Online-Handelsplattform darstellt. Die gelebte föderalistische Organisation gehört zur DNA einiger Händler, wie z. B. der Edeka.

Wie sollen ca. 7 000 Verkaufsstellen, der größte Teil davon von selbstständigen Einzelhändlern betrieben, in einen einheitlichen Online-Shop überführt werden? Diese Mammutaufgabe zu bewältigen, bei gleichzeitiger Beibehaltung der DNA als regionaler Versorger, ohne die Kraft der Marke einzubüßen, ist nicht vergnügungssteuerpflichtig.

Die Schwäche der Großen könnte die Chance der Kleineren und Mittelgroßen sein. Könnte, wenn sie ihre strategischen Hausaufgaben machen würden. Neben etlichen weiteren Bausteinen vergessen viele Unternehmen, dass eines der größten Investitionsvorhaben dauerhaft in der integrierten Informationsbeschaffung und –verteilung liegt. Die amerikanische Firma Ventana Research untersucht seit 2000 u. a. die Performance von IT-Unternehmen und IT-Abteilungen in Unternehmen und stellt fest, dass der wirtschaftliche Erfolg der digitalen Transformation zu einem entscheidenden Teil auf dem Management der Informationsprozesse in den Unternehmen beruht.

Mark Smith, CEO von Ventana Research, sprach auf einem Technologie-Event in Paris im Januar 2018 davon, dass das gesamte Handelssystem z. B. von den mobilen Nutzern verändert werden wird. Eindringlich wies er die versammelten IT-Spezialisten darauf hin, dass eine qualitativ hochwertige Produktinformation für den Erfolg von Sales-Plattformen unersetzlich sei. Seine Untersuchungen und Umfragen in Unternehmen haben ergeben, dass Unternehmen stärker auf Basistechnologie setzen müssen, um ihr Netzwerk rund um die Produktinformation zu organisieren. Produzenten sollten unbedingt darüber nachdenken, wie sie ihr Product-Information-Management auch zu einem „Personal Information Management“ nutzen, indem sie ihr Netzwerk aus Handel, Lieferanten und Konsumenten einbeziehen, rät Smith.

Für ihn ist klar, dass sich Handelsunternehmen in der digitalen Welt nur weiterentwickeln werden, wenn sie ihre Datenqualität über alle Ebenen hinweg optimal organisieren. Nach seinen Umfragen in amerikanischen Unternehmen beklagen die meisten Firmen inkompatible Werkzeuge in den verschiedenen Organisationsebenen (52 %*), daraus resultieren zu viele verschiedene Datensätze und Datenformen (48 %). Aus diesen Gründen geben 43 % der Unternehmen an, dass es ihnen unmöglich ist, Daten zu standardisieren.

Der Grund dafür ist, dass die Unternehmen keine Vorgaben zur Datensteuerung („Data Governance“) entwickelt haben. Die Divergenz der Daten führt zu Chaos, Fehlern, zu hohem Aufwand und zur Demotivation der Mitarbeiter wie auch der Kunden, denen die Informationen für ihre Kaufentscheidung vorenthalten werden. Dieser strategische Fehler führt in den Unternehmen dazu, dass sie die oben erwähnten Bruchlandungen immer und immer wieder erleben. Sie produzieren sie geradezu. Das Hamsterrad und Sisyphus lassen grüßen.

Unzufriedenheit ohne PIM – Zufriedenheit mit PIM

Die Leidensfähigkeit der Menschen wie der Unternehmen ist erstaunlich und gleichzeitig auch ein wenig bemitleidenswert. Mark Smith (Ventana Research) fand heraus, dass 75 % der Nutzer, die kein PIM einsetzen, total unzufrieden sind. Kein Wunder, sie versuchen weiterhin unter größten Anstrengungen, die Daten und Informationen manuell, unter anderem mit Exceltabellen, zu vereinheitlichen. Die zentrale Erfassung erscheint bei dieser Praxis nahezu unmöglich, die Einbindung und Vernetzung mit anderen Abteilungen bzw. Lieferanten gar ausgeschlossen. Diese Unternehmen schaffen es nicht, ihre strategischen Ziele mit der erforderlichen Infrastruktur auszustatten.

Anders stellt sich das bei den Befragten dar, die ein spezielles PIM einsetzen. Leider handelt es sich dabei nur um knapp über ein Viertel der Unternehmen (28 %). Doch unter ihnen herrscht eine große Zufriedenheit (81 %!). Diese Unternehmen erleben, wie Fehlerquellen reduziert werden (74 %) und die Kundenzufriedenheit steigt (61 %) – ein enormer strategischer Gewinn! 58 % behaupten, ihre Wettbewerbsfähigkeit gesteigert zu haben. Auch die Steuerung der Informationen über verschiedene Kanäle (Web-Shop, Apps, stationärer Handel, Marketing-Services) wird von 58 % wertgeschätzt.

Beschäftigt man sich mit den unzufriedenen Nutzern und ihren Gründen für die mangelnde Begeisterung, beklagen 60 % die geringe Benutzerfreundlichkeit, 56 % die Unzuverlässigkeit und 48 % die Funktionalität. Nun ist Deutschland ein Land, in dem es seit über zehn Jahren eine Vielzahl an PIM-Lösungen gibt. Die meisten davon sind Eigenentwicklungen der IT-Häuser, die die Infra- und Softwarestrukturen für die Unternehmen aufbauen. Diese werden oft nicht im erforderlichen Maße weiterentwickelt. Die rasant schnelle Entwicklung der Anforderungen machen die meisten bestehenden PIM-Lösungen nicht mit. Darunter leiden auch die ambitionierten Projekte der Handelsunternehmen. Hier ist die Software-Industrie gefragt, sie muss einfach bessere Lösungen liefern.

 


Unternehmen, die sich in der Beschreibung um die Misere im Datenhandling selbst wiederfinden, ist zu empfehlen, sich schnellstmöglich auf den Weg zu machen.


Die Zukunft des PIM ist intelligent

Mark Smith hat sich auch mit der Zukunft der PIM-Systeme und den Anforderungen der Unternehmen beschäftigt. Demnach streben mehr als die Hälfte der bereits erfolgreichen Firmen eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit und des Kundenerlebnisses an (61 %). Die qualitative Geschäftsanalyse rangiert mit 55 % schon an zweiter Stelle. Das heißt, auch die erfolgreichen Unternehmen im Digital Business haben das Gefühl oder wissen, dass sie zu wenig über ihre Prozesse und Kunden wissen. Sie sind unzufrieden, weil sie ahnen, dass mehr geht.

Sie erwarten für die Zukunft intelligente Software-Lösungen, die Analyse und Steuerung intern wie extern (Kunden­erlebnis) liefern. Auch „Artificial Intelligence“ (AI) wird zu einem großen Thema, wie Mark Smith betonte. Tools, die Amazon und andere Größen bereits nutzen, werden zukünftig den Erfolg der Unternehmen und das Kundenerlebnis steigern. Wer sich von den PIM-Software-Herstellern in diesen Bereichen abhebt, wird Unternehmen für sich begeistern – und die Endkunden für die Unternehmen.
Handeln – besser heute, als morgen

Unternehmen, die sich in der Beschreibung um die Misere im Datenhandling selbst wiederfinden, ist zu empfehlen, sich schnellstmöglich auf den Weg zu machen. Ein erster Schritt wäre, ein leichtgewichtiges System zu wählen, um erste Erfahrungen zu machen. Es gibt PIM-Produkte am Markt, die sogar als kostenfreie Open-Source-Version zur Verfügung stehen. Warum nicht ein Projekt-Team aufsetzen, das zunächst mit einer solchen Version testet, um dann möglicherweise später in die Vollversion zu wechseln? Das Einzige, das bei dieser Übung verloren geht, ist das krampfhafte Festhalten an Excel-Tabellen. Ansonsten lernt das Team, Daten zentral abzulegen, sie zu strukturieren und sie auch für verschiedene Kanäle zur Verfügung zu stellen. Die Basis-Funktionalitäten eines PIM im Hands-on-Modus also.

Ich fordere Unternehmen auf, sich diesen Ruck zu geben und den Einstieg sofort zu beginnen. Es kostet nichts und bringt sehr schnelle Ergebnisse: das Gefühl, wie die Performance steigt, wie sich Probleme auflösen und wie die Zukunft aussehen könnte. Das Perfide an diesem Rat ist, dass es nun keine Entschuldigung mehr gibt. Der geneigte Leser weiß, dass er keine Ausrede mehr hat. Also handeln Sie lieber heute als morgen! //

 

 

 

Autorenvita: Tobias Schlotter

 

* Quelle: Ventana Research Next Generation of Product Information Management Benchmark Research – Ventana Research 2017

 

 

Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar.
Lizenzbestimmungen:
https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/

Teil 3: Einleitung

Wie inspirierend kann Technik sein? Von Automatisierung und Neugeschäft …

Standortbasierte Dienste oder Location-based Services (3.7), um Kunden zu einem gewünschten Produkt zu führen oder Hinweise zu Sonderangeboten zu geben, sind auf dem Vormarsch. Die Daten, die durch diese Technologie entstehen, können schlau ausgewertet werden, um mehr über den Kunden zu erfahren. CRM und Big-Data-Auswertungen generieren Advanced Analytics bis hin zum Predictive Marketing und zur Marketing-Automation. (3.2) Zusätzlich sprengt der Handel mit Zukunft auch die Grenzen – zwischen Absatzkanälen, zwischen Netzwerken und zwischen Ländern. Nationale Standards bei der Kartenzahlung am POS sind nicht mehr unüberwindlich (3.8). Einheitliche Terminals vereinfachen zum Beispiel die Prozesse und senken Kosten. Um viele Kunden persönlich mit den passenden Botschaften zu erreichen, stehen Content-Delivery-Netzwerke (3.14) und Content-Delivery-Plattformen (3.13) zur Verfügung. Beim richtigen Einsatz der neuen Technologien und Lösungen kann das Neugeschäft angekurbelt werden und PIM-Lösungen (3.16) helfen dabei, die Produktdaten in den Griff zu kriegen.