Elektronische Rechnungsbearbeitung

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von Dr. Martin Bartonitz

Papier ist geduldig, aber auch teuer. Dieser kurze Satz verweist indirekt auf die Vorteile einer papierlosen, elektronischen Rechnungsbearbeitung. Dabei geht es beim Thema E-Invoicing nicht zwingend um Materialkosten oder Umweltschutzaspekte, sondern um Einsparungen auf der Prozesskostenseite. Zu Beginn der elektronischen Datenverarbeitung mussten Papierrechnungen ausgedruckt oder händisch ausgefüllt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt werden (vgl. Abb. 1).

Das Fax beschleunigte den Übertragungsprozess, allerdings blieb der Papierverbrauch fast unverändert. Der Empfänger musste die Rechnung prüfen und bei Beanstandungen auf dem gleichen Weg zurücksenden. Kopien der Rechnung mussten anschließend bei dem Versender und dem Empfänger liegen, um der zehnjährigen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gerecht zu werden (u. a. zur Absetzung der USt., vgl. Box 1). Der Platzbedarf für Archive stieg stetig an, mehrere Kilometer Aktenschränke waren (und sind!) bei Großunternehmen mit Hunderttausenden Papierdokumenten nicht ungewöhnlich.

Rechnungen im unternehmerischen Umfeld

Die Papierrechnung wird das 21. Jahrhundert vielleicht nicht überleben, doch wer sie schon abschreibt, ist auf dem Holzweg. Denn auch wenn z. B. Mobilfunkanbieter für ihre Privatkunden bereits auf papierlose Rechnungen setzen, ist die Situation im unternehmerischen Bereich grundverschieden. Rund 75 % aller deutschen Unternehmen empfangen ihre Rechnungen noch in Papierform, Digitalisierung hin oder her. Da Papierrechnungen erst händisch geprüft, dann ggf. weitergeleitet und freigegeben werden müssen, verstreicht viel Zeit. Dies ist besonders dann der Fall, wenn Rechnungen in den Zwischenschritten „hängenbleiben“, sei es krankheitsbedingt oder weil Details unklar sind.

Vielen Firmen entgeht dadurch nicht nur der Schnellzahler-Rabatt (Skonto, vgl. Box 2), sie laufen zudem Gefahr, Mahnungen zu erhalten. Bei einer elektronischen Bearbeitung (bestenfalls in einem Enterprise-Content-Management-System) kön­nen Fragen schneller geklärt, Freigaben in Sekunden erteilt und Stellvertreter im Workflow festgelegt werden, selbst wenn der Freigebende außer Haus ist, was den Prozess bis zur Bezahlung deutlich beschleunigt.

Achtung: Eine gescannte Rechnung im PDF-Format ist nicht automatisch eine elektronische Rechnung, denn letztere müssen sowohl elektronisch versendet als auch elektronisch empfangen werden (vgl. Box 3).

Box 3: Was ist eine elektronische Rechnung?
• Eine „elektronische Rechnung“ muss sowohl elektronisch erstellt als auch elektronisch ausgeliefert werden. Nicht jeder Scan ist also eine elektronische Rechnung!
• Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rechnung nicht alle Angaben enthält.

Kostentreiber in der Rechnungsbearbeitung

Abb. 1: Kostentreiber in der Rechnungsbearbeitung

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kostet versendende Unternehmen zwischen 0,70 und 4,00 €, bisweilen sogar 13,00 € pro Rechnung und den Empfänger zwischen 2,00 und 30,00 € (je nach Unternehmensgröße und Personalkosten, verfügbare Studien variieren hier; vgl. Abb. 1).

Mit elektronischer Rechnungsbearbeitung könnten diese Kosten, laut einer Studie von Capgemini, um bis zu 75 % gesenkt werden. Am meisten Geld sparen Unternehmen aber bei der Strafvermeidung: Fehlerhafte Rechnungen schlagen – aufgrund von Strafzahlungen bei Audits oder Problemen zwischen Lieferant und Empfänger – mit bis zu 50 € pro Rechnung zu Buche.

Insgesamt könnten auf EU-Ebene laut Berechnungen der Deutschen Bank durch eine Umstellung auf E-Invoicing Einsparungen zwischen 80 und 250 Milliarden € erzielt werden – und 12 Millionen Bäume müssten nicht gefällt werden.

Verfahrensarten und Extraktion

Doch keine Prozessoptimierung und Automatisierung ohne eine Standardisierung der Datensätze. Weit verbreitet ist z. B. der internationale, branchenübergreifende Standard EDIFACT („Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport“), der bereits seit über 20 Jahren existiert. EDIFACT ist bei der UN-Wirtschaftskommission für Europa (UNECE) angesiedelt und galt als großer Hoffnungsträger des elektronischen Datenaustauschs. Allerdings wurden die Formate mittlerweile branchenspezifisch so stark ausdifferenziert und zwischen Lieferanten und Kunden so individuell angepasst, dass EDIFACT kaum noch als Standard-Austauschformat bezeichnet werden kann.

Ein „klassisches“ PDF wiederum lässt sich zwar problemlos erstellen und versenden, doch ist es auch fehleranfällig, nicht zuletzt aufgrund der sog. Medienbrüche. Ein Beispiel: Die ursprüngliche Rechnungsdatei liegt beim Aussteller in strukturierter Form, also z. B. als Exceldatei, vor. Wird ein PDF erstellt, werden diese strukturierten Daten in ein Bild (= unstrukturierte Daten) umgewandelt (erster Medienbruch), nur um auf der Empfängerseite wieder als strukturierte Daten extrahiert zu werden (zweiter Medienbruch). Bei jedem dieser Schritte kann es zu Fehlern kommen, welche die Rechnung korrumpieren. Dazu kommen mögliche Tippfehler, Unschärfen aus dem Scanprozess und die Manipulierbarkeit von Bildern generell: Der Teufel lauert im Detail und Fehler können, wie erwähnt, sehr teuer werden.

Box 1: Erfolgsneutralität der Umsatzsteuer
• Unternehmensumsätze unterliegen der Umsatzsteuer (derzeit 19 %, bisweilen 7 %)
• Der Leistungserbringer berechnet seinen Umsatz (100 %) und fügt die Steuer hinzu. Der Leistungsempfänger muss folglich 119 % der Leistung bezahlen.
• Die 19 % des Leistungserbringers gehen an das Finanzamt. Die verbleibenden 100 % werden als umsatzsteuerliches Entgelt des Leistenden bezeichnet.
• Sofern der Leistungsempfänger ebenfalls unternehmerisch tätig ist, können die 19 % Umsatzsteuer vor dem Finanzamt als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es verbleibt eine betriebswirtschaftliche Belastung des Empfängers von 100 %.

Reformen und Standardisierung

Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union brachten Bewegung in die wenig zufriedenstellende Situation. Im Rahmen einer EU-weiten Reform für das E-Government wurden ab 2011 einheitliche Richtlinien und Gesetze für die Rechnungsstellung erarbeitet und initiiert. Veränderungen im Bereich der Rechnungsstellung, die in Deutschland ebenfalls 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz angestoßen wurden (Abschaffung der verpflichtenden Verwendung digitaler Signaturen), mündeten 2013 im E-Government-Gesetz des BMI und 2014 in der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Verwaltungen in den Mitgliedstaaten wurden angehalten, ihre Prozesse zu digitalisieren und vollständig auf elektronische Rechnungsbearbeitung umzustellen. Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist gemäß RL 2014/55/EU ab 2018 zum elektronischen Rechnungsaustausch verpflichtet.

Box 2: Einsparpotenziale
elektronischer Rechnungen
• Minimale Versandkosten – Versender
• Schnellzahler-Rabatt (Skonto) – Empfänger
• Automatisierte Prüfung – Empfänger und Versender
• Geringe Archivierungskosten – Empfänger und Versender

ZUGFeRD als zukunftsfähiger Standard?

Da EDIFACT mittlerweile zu ausdifferenziert und reine PDF-Dateien zu fehleranfällig waren, musste ein neuer Standard her, der ohne Medienbrüche auskommt, aber gleichzeitig Sicherheit und Verlässlichkeit gewährleistet. In Anlehnung an die Richtlinien der EU entstand der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD). Der Guide kombiniert maschinenlesbare, standardisierte Daten mit dem menschenlesbaren Beleg auf Grundlage des PDF/A-3-Standards. Der PDF-Datei wird eine XML-Datei inkludiert, die dem Format ZUGFeRD genügt und sämtliche relevanten Daten einer erstellten Rechnung enthält.

Abb. 2: Digitale Erfassung von Papierdokumenten (Beispiel)

In der Regel wird eine solche ZUGFeRD-konforme Rechnung in einem Enterprise-Resource-Planning-System erstellt. Sollte der Rechnungsempfänger kein ERP-System nutzen, kann das Auslesen auch über ein Dokumentenmanagement-System erfolgen. Diese Art der Rechnungsablage erfordert dennoch einen manuellen, menschlichen Zwischenschritt. Soll der Prozess automatisiert werden, kommt eine Klassifizierungssoftware (vgl. Abb. 2) zum Einsatz, die das ZUGFeRD-Format automatisch ausliest, die Daten vom Dokument trennt, strukturiert im System ablegt und für die Weiterverarbeitung bereitstellt.

Diese Vorgehensweise lohnt sich aber erst bei einer sehr hohen Zahl an Eingangsrechnungen pro Tag, denn es müssen große Trainingsmengen gebildet werden, um der Software beizubringen, jede Rechnung richtig zu klassifizieren und zu extrahieren. Die Schwierigkeit ergibt sich aus dem nicht einheitlichen Layout von Rechnungen, da jeder Rechnungssteller anders tabelliert – ZUGFeRD ist also nur ein Datenformatstandard und hat nichts mit dem Layout von Rechnungen zu tun.

Box 4: Rechnungsprüfung
• Echtheit der Herkunft
• Übereinstimmung der Rechnung mit Bestellung
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung
• Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne

Ob automatisierte oder manuelle Extraktion: In jedem Fall müssen interne, inhaltliche Prüfverfahren festgelegt werden (vgl. Box 4). Automatisierte Kontrollen, wie das Hashwert-Prüfverfahren (vgl. Box 5), können nur auf Unregelmäßigkeiten hinweisen, aber die inhaltliche Prüfung nicht ersetzen.

Box 5: Hashwert-Prüfverfahren im Dokumentversand
• Vor dem Versand wird mit einem Algorithmus eine Quersumme über den Inhalt des Dokumentes gebildet.
• Nach dem Empfang erfolgt die Gegenprüfung, ob die Quersumme noch stimmt.
• Bei Unregelmäßigkeiten kann sofort interveniert und eine manuelle, inhaltliche Dokumentprüfung vorgenommen werden.

Ausblick

Bisher ist ZUGFeRD vor allem in der öffentlichen Verwaltung im Einsatz, hat aber aufgrund der großen Einsparmöglichkeiten auf Empfängerseite auch Zukunftspotenzial in der Privatwirtschaft. ZUGFeRD basiert auf den Standards „Cross Industry Invoice“ (CII) und „Message User Guides“ (MUG), die vom Europäischen Standardisierungsgremium CEN entwickelt wurden, und eignet sich daher als Grundstein zur Etablierung eines einheitlichen europäischen Formates. Im European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing wird derzeit an einer Empfehlung für den europaweiten Einsatz gearbeitet. //

Autorenvita: Dr. Martin Bartonitz

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Den digitalen Tsunami meistern

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von Roger Illing und Lars Drexler

Kaum ein Thema beschäftigt die IT derzeit so stark wie die digitale Transformation. In der Praxis verstehen viele Unternehmen darunter allerdings nur die Optimierung einzelner Geschäftsprozesse. Damit wird das Potenzial der Digitalisierung jedoch nur unzureichend genutzt. Schließlich ermöglicht dieser Wandel zugleich eine umfassende Neuausrichtung des Unternehmens – bis hin zu komplett neuen, digitalen Geschäftsmodellen. Immerhin bekommen Hersteller erstmals einen unmittelbareren Zugang zu den Kundenwünschen und -bedürfnissen und können die Wert­schöpfungskette in dieser Hinsicht optimieren.

Ein weiterer typischer Fehler vieler Unternehmen ist, auf voneinander isolierte und jeweils bei Bedarf bereitgestellte Kanäle und Werkzeuge zu setzen. In dieser Hinsicht hebt sich die Lösung von OpenText deutlich ab: Die ganzheitliche Plattform ermöglicht es, den gesamten Informationsfluss zu verwalten und zu analysieren und so Kernbereiche der User-Experience, Machine-to-Machine-Integration, Automation und andere Aspekte abzudecken. Kaum ein Anbieter liefert eine derart umfassende Lösung, die sämtliche Bereiche eines Unternehmens integriert.

Medienbrüche aufheben: Die Digitalisierung manueller Prozesse sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Der Weg zur Digitalisierung

Bevor Unternehmen sich in die Digitalisierung stürzen, ist eine ausführliche Analyse sinnvoll. Dabei sollten zunächst diejenigen Bereiche identifiziert werden, in denen die Digitalisierung den größten Vorteil bringt. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Aufheben von Medienbrüchen: Sobald Dokumente nicht mehr nur in Papierform vorliegen, entfällt der aufwendige Scanvorgang und selbst dieser relativ kleine Digitalisierungsschritt zahlt sich aus. Auf diese Weise entsteht unmittelbar eine hohe Wertschöpfung.

Das Beispiel zeigt, wie wichtig ein umfassendes Audit ist. Dabei gilt es herauszufinden, welche Arten von Informationen an welchen Stellen im Unternehmen entstehen und lagern und wie diese miteinander in Verbindung stehen. Schnell wird dabei klar, dass es sich längst nicht mehr nur um Textdateien, Präsentatio­nen oder Tabellenkalkulationen handelt. Schließlich lagert auch in unzähligen weiteren Dateien wertvolles Wissen. Neben E-Mails und Prozess­informationen müssen deshalb auch Formate wie Chats und Videos berücksichtigt werden.

Angesichts dieser Umstände ist klar, dass nur ein System für das „Enterprise Information Management“ (EIM) diese Anforderungen erfüllen kann. Anders als ein ERP-System ist es in der Lage, auch unstrukturierte Daten und Abläufe zu verwalten. Eine wichtige Rolle spielt dabei die IT-Abteilung. Sie muss im Rahmen der Digitalisierung die Anforderungen der Fachabteilungen erkennen und umsetzen. Umso wichtiger ist es, auf ein ganzheitliches Informationsmanagement zu setzen, das Informationssilos über Abteilungs- und Anwendungsgrenzen hinweg aufbricht.

Nur wenn sämtliche dieser Punkte beachtet werden, bringt die Digitalisierung die erwünschten Vorteile. Möglicherweise wurden einzelne oder mehrere dieser Aspekte nicht berücksichtigt oder falsch angegangen. Gerade deshalb ist es wichtig, mit einem starken Partner zu arbeiten. OpenText bietet nicht nur eine ausgesprochen leistungsfähige Software, sondern berät mit seinen Experten auch Unternehmen dabei, die optimale Strategie für die Digitalisierung umzusetzen. //

 

 

Autorenvita: Roger Illing und Lars Drexler

 

 

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Automatisierung des täglichen Bedarfs

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Innovationen, die den Einkaufsaufwand auf ein absolutes Minimum reduzieren

von Andreas Fuhrich

Seit dem 31. August 2016 sind die ersten Dash-Buttons in Deutschland erhältlich. Der Preis liegt momentan bei 4,99 Euro, wobei Amazon die Anschaffungskosten nach der ersten über das Device ausgeführten Bestellung erstattet.

Der Button ermöglicht dem Kunden, vordefinierte Bestellungen von Verbrauchsgütern auf Knopfdruck aufzugeben. Waschmittel, Kaffeekapseln, Rasierklingen u. Ä. – durch die Konfigurierung mit der dazugehörigen Smartphone-App kann festgelegt werden, welcher Artikel in welcher Menge nach dem „Knopfdruck“ bestellt wird. Neben einem komplett selbst konfigurierbaren Dash-Button stehen vor allem vorkonfigurierte Buttons namhafter Verbauchsmittelhersteller zur Verfügung.

Nach der Betätigung des Dash-Buttons wird automatisch eine Bestellung erzeugt, welche in der dazugehörigen Smartphone-App bestätigt werden muss. Prinzipiell kann die Bestellung zwar vollkommen autonom aufgegeben werden, die Authentifizierung durch den Kunden soll jedoch die Möglichkeit bieten, versehentlich ausgelöste Bestellungen zu korrigieren oder auch die zu bestellende Menge abzuändern. Alternativ lässt sich auch der Bestellschutz aktivieren, wodurch jedes Produkt bis zu seiner Lieferung nur einmal bestellt werden kann. Dabei können Bestellungen auch gebündelt und es kann eine Art „Einkaufszettel“ erstellt werden.

Mit dem Amazon Dash Replenishment Service geht das Unternehmen noch einen Schritt weiter. In Zusammenarbeit mit verschiedenen Großgeräteherstellern wurde ein autonomes Konzept für smarte Haushaltsgeräte entwickelt. Waschmaschinen, Kaffeeautomaten, Wasserfilter, Kühlschränke etc. erkennen selbstständig fehlende Ressourcen und bestellen diese nach. Sollte beispielsweise ein Drucker erkennen, dass mit dem aktuellen Tintenvorrat nur noch eine geringe Anzahl an Seiten gedruckt werden kann, könnte dieser selbstständig neue Farbpatronen bestellen.

Unklare Rechtslage

Schon kurz nach der Vorstellung der Produkte warnte die Verbraucherzentrale NRW davor und ging nach der Veröffentlichung gar gerichtlich dagegen vor. Beanstandet werden unter anderem der nicht einsehbare Preis der bestellten Ware, die Bindung an Amazon sowie die verpflichtende Prime-Mitgliedschaft. Ein erster, aber noch nicht rechtskräftiger Urteilsspruch erklärt die Buttons nun für rechtswidrig und sorgt damit für den Auftakt des Ganges durch die Instanzen.

Der Urteilsspruch stellt klar, dass Amazon unmittelbar vorm Absenden der Bestellung den Käufer über den tatsächlichen Preis der Ware informieren muss. Dies gilt sowohl für den Button als auch für den Replenishment-Service. Selbst wenn Amazon beim Gang durch die Instanzen keinen Erfolg haben sollte, wäre dies nicht gleichbedeutend mit dem Aus des Services, der lediglich leicht abgeändert werden müsste. So könnte die Ware beispielsweise lediglich automatisch in den Einkaufskorb gelegt werden und hier auf das endgültige „OK“ des Kunden warten.

Supermarkt ohne Kasse

Das Einkaufserlebnis habe sich wie Ladendiebstahl angefühlt, berichtete die New York Times. Die Besucher des Amazon-Go-Supermarkts müssen sich einfach eine App herunterladen und das Mobiltelefon an eine Schranke am Eingang halten. Von da an registrieren Kameras und Sensoren alle Einkäufe bis zum Check-out an der Schranke mit Mobiltelefon. Der „Ladendiebstahl“ endet, wenn das Geld vom Amazon-Konto gebucht wird.

Nicht nur Amazon

Auch wenn der Online-Händler gemeinhin als Pionier des automatisierten Einkaufs gilt, war zumindest in Deutschland ein Online-Shop für Windeln mit einem dem Dash-Button vergleichbaren Prinzip eher auf dem Markt und andere Anbieter folgten. Auch die Hersteller binden sich nicht ausschließlich an Amazon und bieten teilweise dem Dash Replenishment Service vergleichbare Leistungen im Selbstvertrieb an. Die grundsätzliche, lohnende Idee, über einen möglichst hohen Grad der Vereinfachung des Einkaufs für den täglichen Bedarf den Kunden an einen Shop oder eine Ware zu binden, ist dabei stets die gleiche. Bei der Entwicklung eines solchen Produkts für den eigenen Shop sollte man aber gleich die aktuelle Rechtsprechung mit berücksichtigen. //

 

Autorenvita: Andreas Fuhrich

 

 

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Erfolgreich auf allen Kanälen

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PIM-Lösungen: Im Kontext der Digitalisierung benötigen Hersteller und Händler eine effiziente Lösung für die aktuellen Multichannel Herausforderungen.

 

Unter Produktinformationsmanagement (auch PIM oder engl. „Product Information Management“) versteht man die Bereitstellung von Produktinformationen für den Einsatz in verschiedenen Ausgabemedien beziehungsweise Vertriebskanälen sowie für unterschiedliche Standorte. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal ohne großen Ressourcenaufwand mit konsistenten akkuraten Informationen beliefern zu können.

Der Bedarf für Produktinformationsmanagement entsteht durch die derzeit gängige Praxis der Datenhaltung und -verwertung: Informationen liegen in einem Unternehmen häufig nicht zentral gebündelt vor, sondern verstreut bei Mitarbeitern und in Abteilungen – etwa in der Entwicklungsabteilung, im Warenwirtschaftssystem oder im Vertrieb.

Dabei werden Daten in unterschiedlichen Formaten abgespeichert oder sind nur als Druckversion verfügbar. Diese Informationen werden in verschiedenen Umgebungen und Kontexten verwendet – etwa im Verkaufskatalog für eine detaillierte Produktbeschreibung mit Preisangabe oder in der Logistikabteilung für Angaben zu Größe und Gewicht zur Frachtkostenberechnung.

PIM stellt hier einen Lösungsansatz zur zentralen, medienneutralen Datenhaltung dar, um einkaufs-, produktions- und kommunikationsrelevante Daten für die Mehrfachnutzung über mehrere IT-Systeme, Sprachen, Ausgabemedien und Publikationen hinweg bereitzustellen. Es bietet zudem Lösungen zur effizienten Datenübernahme, -verwaltung, -anreicherung und -ausgabe.

 

Prädestiniert für den Einsatz von PIM-Lösungen sind mittlere und große Unternehmen in den Branchen Handel, Konsumgüter und produzierende Gewerbe.
Treiber für den Einsatz einer PIM-Lösung sind unter anderem:

• umfangreicher Bestand an Produkten
• häufige Änderungen von Produktmerkmalen
• heterogene IT-Infrastruktur (z. B. bedingt durch anorganisches Unternehmenswachstum)
• erfolgreiches Onlinegeschäft
• Druck von Kundenseite hin zur Unterstützung elektronischer Beschaffungsprozesse

 

Strategisch wird PIM eine Notwendigkeit, wenn Großkunden die Unterstützung neuer Datenaustauschstandards (wie z. B. „Global Data Synchronization Network“) forcieren oder eine internationale Expansionsstrategie angestrebt wird. Hier kommt der effektiven Konsolidierung von Produktinformationen und Umstellung von darauf aufbauenden Prozessen eine entscheidende Rolle für den Erfolg der Geschäftsstrategie zu. So ist beispielsweise ein Katalogversender, der in fünf weitere Länder expandieren möchte, ohne eine Umstellung seiner Produktionsprozesse für Kataloge oft gar nicht in der Lage, diese Strategie umzusetzen.

Gängige Anwendungsbereiche von PIM

Basis für elektronische Kataloge
Elektronische Kataloge sind die Grundlage für die Nutzung von Beschaffungssystemen oder -plattformen wie Onlinemarktplätzen. Ein PIM-System kann beschreibende Informationen zu einem Produkt zur Gestaltung in eine Katalogmanagementlösung laden.

Dort lassen sich Produkte für auf Zielgruppen abgestimmte Sortimente gruppieren und verwalten. Austauschstandards (z. B. BMEcat) und Klassifizierungssysteme wie eCl@ss ermöglichen es, die elektronischen Kataloge nahtlos zwischen den Lieferanten auf der einen Seite und den einkaufenden Unternehmen und Marktplatzbetreibern auf der anderen Seite auszutauschen. Eng damit verzahnt sind Procurement-Lösungen: Sie automatisieren die Beschaffungsprozesse für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen.

Als Plattform für die zentrale Verwaltung von Multisupplier-Katalogen schaffen sie Transparenz unter den Produktdaten mehrerer Lieferanten und helfen bei der Suche nach dem günstigsten Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

Basis für die Content-Bereitstellung für Websites / Webshops
Die zentrale Datenverwaltung bietet sich besonders für die Website eines Unternehmens an: Dokumente, Content- und Medienobjekte wie Produktbilder können mit anderen Geschäftsobjekten wie zum Beispiel einem Kunden oder einem Produkt verknüpft werden. Die Abwicklung des Bestellprozesses wird von einer E-Commerce-Komponente gesteuert, die auch für die Online-Präsentation der dynamischen Inhalte zuständig ist. Um tatsächlich Kosten zu sparen, muss sich die Lösung nahtlos in Warenwirtschaft und Logistiksysteme integrieren lassen.

 

Basis für Sortimentsstrategien im Handel
Die Entwicklungen im sogenannten Long Tail motivieren Onlinehändler dazu, ihre Angebotssortimente deutlich zu vergrößern. Im stationären Handel muss das Angebot aufgrund der begrenzten Verkaufsflächen eng an der Nachfrage orientiert aufgebaut werden. Man achtet dabei also vor allem auf die Nachfrage der Masse, während alles, was nicht profitabel genug ist, häufig außen vor bleiben muss.

Im Onlinehandel gelten diese Restriktionen weniger. Im Zusammenspiel mit Product-Information-Management können die Einbindung von Vorlieferanten und die nachfolgende Produktdatenpflege so optimiert werden, dass auch sehr große Sortimente verarbeitet werden können.

 

Basis für die Reduktion von Schattensortimenten im Handel
Um den vielfältigen Wünschen ihrer Kunden zu entsprechen, bestellen viele Handelsunternehmen bei ihren Zulieferern Artikel, die nicht im Standardsortiment – und damit im ERP – enthalten sind. Dazu werden die gedruckten und elektronischen Lieferantenkataloge mühsam nach den gewünschten Produkten durchkämmt. Hinzu kommt der immense Aufwand, der mit einer manuellen Artikelneuanlage in einem ERP-System wie SAP verbunden ist.

Mithilfe von Produktinformationsmanagement können sämtliche Lieferantensortimente in einem zentralen Katalogsystem zusammengeführt werden. Hier ermöglicht der Einsatz einer Suchmaschine die lieferanten- und sortimentsübergreifende Suche nach dem gewünschten Produkt und die Auswahl des besten Angebots. Zur Bestellabwicklung werden die Produktdaten mitsamt den Lieferantenkonditionen dann über eine Schnittstelle ins ERP eingespeist.

 

Basis für Produktkataloge
Schließlich können die Informationen aus der zentralen Datenhaltung auch für Printkataloge, digitale Kataloge und für die Website herangezogen werden. Die Publishing-Komponente einer E-Business-Lösung greift auf die gemeinsame Datenhaltung zu und ermöglicht es, die Inhalte für den Katalog medienneutral abzulegen und zu verwalten. Hierbei ist zu beachten, dass im Markt vermehrt Lösungen existieren, die weit über ein klassisches Database-to-Print-Szenario hinausgehen. //

 

 

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Produktinformationsmanagement

 

 

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Product-Information-Management

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Daten-Management entscheidet über den Erfolg des Handels – auf allen Ebenen.

von Tobias Schlotter

Fieberhaft arbeiten zahlreiche Unternehmen in nahezu allen Branchen an ihrer Platzierung in der Handelslandschaft der Zukunft. Die meisten wissen: So, wie wir es immer gemacht haben, geht es nicht weiter. Das Problem dabei ist: Die wenigsten wissen, wie es morgen weitergehen könnte. Trotzdem machen sie weiter und immer weiter. Quasi im digitalen Blindflug. Wenn sie Glück haben, kommen sie an und landen passabel oder gar erfolgreich. Es ist aber absehbar, dass viele Unternehmen sich eigentlich auf die digitale Bauchlandung oder den Crash vorbereiten müssten – wenn sie denn wüssten, dass er kommt.

 

Die Chance der Kleinen und Mittelgroßen ist da!

Alle kleinen Händler schauen auf die Umsätze großer Handelsplattformen, die ihnen die Umsätze wegnehmen. Großes Jammern! Doch der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel (bevh) verriet dem Handelsblatt vom 23. Januar 2018, dass Wachstum im Online-Handel nicht gleich Wachstum ist und differenziert betrachtet werden muss: „Die höchsten Umsätze machen Online-Marktplätze wie Amazon und eBay, aber das stärkste Wachstum sehen wir bei Versendern, die ihre Heimat im stationären Handel haben“, sagte Verbandspräsident Gero Furchheim.

Sie konnten um 26,2 Prozent zulegen. Das sind Zahlen, die beflügeln sollten. Und auch wohl werden. Denn die hybride Handelsform weitet sich aus: Ein Bereich mit großem Wachstum im Online-Handel ist der Versand von Lebensmitteln. Laut bevh wurde in 2017 erstmals die Milliardenumsatzgrenze überschritten. Edeka, Rewe und Co. tasten sich heran. Wobei bei diesen Handelsriesen die gewachsene dezentrale Struktur eines der größten Hindernisse für eine zentrale Online-Handelsplattform darstellt. Die gelebte föderalistische Organisation gehört zur DNA einiger Händler, wie z. B. der Edeka.

Wie sollen ca. 7 000 Verkaufsstellen, der größte Teil davon von selbstständigen Einzelhändlern betrieben, in einen einheitlichen Online-Shop überführt werden? Diese Mammutaufgabe zu bewältigen, bei gleichzeitiger Beibehaltung der DNA als regionaler Versorger, ohne die Kraft der Marke einzubüßen, ist nicht vergnügungssteuerpflichtig.

Die Schwäche der Großen könnte die Chance der Kleineren und Mittelgroßen sein. Könnte, wenn sie ihre strategischen Hausaufgaben machen würden. Neben etlichen weiteren Bausteinen vergessen viele Unternehmen, dass eines der größten Investitionsvorhaben dauerhaft in der integrierten Informationsbeschaffung und –verteilung liegt. Die amerikanische Firma Ventana Research untersucht seit 2000 u. a. die Performance von IT-Unternehmen und IT-Abteilungen in Unternehmen und stellt fest, dass der wirtschaftliche Erfolg der digitalen Transformation zu einem entscheidenden Teil auf dem Management der Informationsprozesse in den Unternehmen beruht.

Mark Smith, CEO von Ventana Research, sprach auf einem Technologie-Event in Paris im Januar 2018 davon, dass das gesamte Handelssystem z. B. von den mobilen Nutzern verändert werden wird. Eindringlich wies er die versammelten IT-Spezialisten darauf hin, dass eine qualitativ hochwertige Produktinformation für den Erfolg von Sales-Plattformen unersetzlich sei. Seine Untersuchungen und Umfragen in Unternehmen haben ergeben, dass Unternehmen stärker auf Basistechnologie setzen müssen, um ihr Netzwerk rund um die Produktinformation zu organisieren. Produzenten sollten unbedingt darüber nachdenken, wie sie ihr Product-Information-Management auch zu einem „Personal Information Management“ nutzen, indem sie ihr Netzwerk aus Handel, Lieferanten und Konsumenten einbeziehen, rät Smith.

Für ihn ist klar, dass sich Handelsunternehmen in der digitalen Welt nur weiterentwickeln werden, wenn sie ihre Datenqualität über alle Ebenen hinweg optimal organisieren. Nach seinen Umfragen in amerikanischen Unternehmen beklagen die meisten Firmen inkompatible Werkzeuge in den verschiedenen Organisationsebenen (52 %*), daraus resultieren zu viele verschiedene Datensätze und Datenformen (48 %). Aus diesen Gründen geben 43 % der Unternehmen an, dass es ihnen unmöglich ist, Daten zu standardisieren.

Der Grund dafür ist, dass die Unternehmen keine Vorgaben zur Datensteuerung („Data Governance“) entwickelt haben. Die Divergenz der Daten führt zu Chaos, Fehlern, zu hohem Aufwand und zur Demotivation der Mitarbeiter wie auch der Kunden, denen die Informationen für ihre Kaufentscheidung vorenthalten werden. Dieser strategische Fehler führt in den Unternehmen dazu, dass sie die oben erwähnten Bruchlandungen immer und immer wieder erleben. Sie produzieren sie geradezu. Das Hamsterrad und Sisyphus lassen grüßen.

Unzufriedenheit ohne PIM – Zufriedenheit mit PIM

Die Leidensfähigkeit der Menschen wie der Unternehmen ist erstaunlich und gleichzeitig auch ein wenig bemitleidenswert. Mark Smith (Ventana Research) fand heraus, dass 75 % der Nutzer, die kein PIM einsetzen, total unzufrieden sind. Kein Wunder, sie versuchen weiterhin unter größten Anstrengungen, die Daten und Informationen manuell, unter anderem mit Exceltabellen, zu vereinheitlichen. Die zentrale Erfassung erscheint bei dieser Praxis nahezu unmöglich, die Einbindung und Vernetzung mit anderen Abteilungen bzw. Lieferanten gar ausgeschlossen. Diese Unternehmen schaffen es nicht, ihre strategischen Ziele mit der erforderlichen Infrastruktur auszustatten.

Anders stellt sich das bei den Befragten dar, die ein spezielles PIM einsetzen. Leider handelt es sich dabei nur um knapp über ein Viertel der Unternehmen (28 %). Doch unter ihnen herrscht eine große Zufriedenheit (81 %!). Diese Unternehmen erleben, wie Fehlerquellen reduziert werden (74 %) und die Kundenzufriedenheit steigt (61 %) – ein enormer strategischer Gewinn! 58 % behaupten, ihre Wettbewerbsfähigkeit gesteigert zu haben. Auch die Steuerung der Informationen über verschiedene Kanäle (Web-Shop, Apps, stationärer Handel, Marketing-Services) wird von 58 % wertgeschätzt.

Beschäftigt man sich mit den unzufriedenen Nutzern und ihren Gründen für die mangelnde Begeisterung, beklagen 60 % die geringe Benutzerfreundlichkeit, 56 % die Unzuverlässigkeit und 48 % die Funktionalität. Nun ist Deutschland ein Land, in dem es seit über zehn Jahren eine Vielzahl an PIM-Lösungen gibt. Die meisten davon sind Eigenentwicklungen der IT-Häuser, die die Infra- und Softwarestrukturen für die Unternehmen aufbauen. Diese werden oft nicht im erforderlichen Maße weiterentwickelt. Die rasant schnelle Entwicklung der Anforderungen machen die meisten bestehenden PIM-Lösungen nicht mit. Darunter leiden auch die ambitionierten Projekte der Handelsunternehmen. Hier ist die Software-Industrie gefragt, sie muss einfach bessere Lösungen liefern.

 

Unternehmen, die sich in der Beschreibung um die Misere im Datenhandling selbst wiederfinden, ist zu empfehlen, sich schnellstmöglich auf den Weg zu machen.

Die Zukunft des PIM ist intelligent

Mark Smith hat sich auch mit der Zukunft der PIM-Systeme und den Anforderungen der Unternehmen beschäftigt. Demnach streben mehr als die Hälfte der bereits erfolgreichen Firmen eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit und des Kundenerlebnisses an (61 %). Die qualitative Geschäftsanalyse rangiert mit 55 % schon an zweiter Stelle. Das heißt, auch die erfolgreichen Unternehmen im Digital Business haben das Gefühl oder wissen, dass sie zu wenig über ihre Prozesse und Kunden wissen. Sie sind unzufrieden, weil sie ahnen, dass mehr geht.

Sie erwarten für die Zukunft intelligente Software-Lösungen, die Analyse und Steuerung intern wie extern (Kunden­erlebnis) liefern. Auch „Artificial Intelligence“ (AI) wird zu einem großen Thema, wie Mark Smith betonte. Tools, die Amazon und andere Größen bereits nutzen, werden zukünftig den Erfolg der Unternehmen und das Kundenerlebnis steigern. Wer sich von den PIM-Software-Herstellern in diesen Bereichen abhebt, wird Unternehmen für sich begeistern – und die Endkunden für die Unternehmen.
Handeln – besser heute, als morgen

Unternehmen, die sich in der Beschreibung um die Misere im Datenhandling selbst wiederfinden, ist zu empfehlen, sich schnellstmöglich auf den Weg zu machen. Ein erster Schritt wäre, ein leichtgewichtiges System zu wählen, um erste Erfahrungen zu machen. Es gibt PIM-Produkte am Markt, die sogar als kostenfreie Open-Source-Version zur Verfügung stehen. Warum nicht ein Projekt-Team aufsetzen, das zunächst mit einer solchen Version testet, um dann möglicherweise später in die Vollversion zu wechseln? Das Einzige, das bei dieser Übung verloren geht, ist das krampfhafte Festhalten an Excel-Tabellen. Ansonsten lernt das Team, Daten zentral abzulegen, sie zu strukturieren und sie auch für verschiedene Kanäle zur Verfügung zu stellen. Die Basis-Funktionalitäten eines PIM im Hands-on-Modus also.

Ich fordere Unternehmen auf, sich diesen Ruck zu geben und den Einstieg sofort zu beginnen. Es kostet nichts und bringt sehr schnelle Ergebnisse: das Gefühl, wie die Performance steigt, wie sich Probleme auflösen und wie die Zukunft aussehen könnte. Das Perfide an diesem Rat ist, dass es nun keine Entschuldigung mehr gibt. Der geneigte Leser weiß, dass er keine Ausrede mehr hat. Also handeln Sie lieber heute als morgen! //

 

 

 

Autorenvita: Tobias Schlotter

 

* Quelle: Ventana Research Next Generation of Product Information Management Benchmark Research – Ventana Research 2017

 

 

Der Text ist unter der Lizenz CC BY-SA 3.0 DE verfügbar.
Lizenzbestimmungen:
https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/de/

Content-Services

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Der deutsche Handel tut gut da­ran, im Kontext der digitalen Transformation neue Technologien zu erkunden und für sich zum Einsatz zu bringen.

von Bernhard Haselbauer

Der Handel ist kontinuierlichen Veränderungen unterworfen. In den letzten drei Jahren haben vor allem zwei große Trends die Branche bestimmt: Internationalisierung und E-Commerce. Diese Entwicklungen führen zu noch mehr Komplexität entlang der Wertschöpfungskette und stellen die Unternehmen gleichzeitig vor die Herausforderung, ihre Prozesse den sich immer schneller ändernden Bedingungen anzupassen. Zusätzlich sollten Prozesse auch einfacher werden. Eine Möglichkeit dafür liegt im intelligenten Umgang mit Informationen.

„Enterprise Information Management“ (EIM) beschreibt „die Zusammenführung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehörigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen.“

EIM vermittelt den Ansatz einer ganzheitlichen strukturierten Verwaltung und Organisation von Informationen im Unternehmen. Es ist eine Fortführung oder Weiterentwicklung von „Enterprise Content Management“ (ECM) mit den wesentlichen Ergänzungen der Kommunikation, Collaboration und Prozessorientierung. Die Unterschiede zwischen den Informationstypen, die bisher die Grundlage von Definitionen wie Content-Management, Records-Management, Dokumentenmanagement, Asset-Management usw. gebildet haben, werden aufgelöst, da alle Informationen unabhängig vom Typ verwaltet und erschlossen werden müssen.

Als Erweiterung von ECM und im Unterschied zum allgemeinen Informationsmanagement (IM) zielt EIM auf eine unternehmensweite Betrachtungsweise, auf die prozessualen Abläufe in sich verändernden Unternehmensbereichen und die nachhaltige, transparente und „Compliance“-gesicherte Kommunikation und Dokumentation der unternehmensweiten Verwaltung von Information.

Content-Service-Plattformen

Das Internet wird gerade umgebaut und die Privatisierung schreitet auch im Netz voran. Bereits heute machen Content-Service-Plattformen einen Großteil des Traffics aus. Die Content-Delivery-Network-Technologie macht es möglich. Alle großen Player wie Facebook, Amazon und Co. betreiben schon ihre deutschen Rechenzentren mit eigener Netzinfrastruktur und liefern ihren Content für uns aus. Der deutsche Handel tut gut daran, im Kontext der digitalen Transformation diese Technologien zu erkunden und für sich zum Einsatz zu bringen oder daran zu partizipieren.

Content-Delivery

„Content Delivery“ ist ein modernes Konzept, Informationen anwendergerecht und anwendungsgerecht zu verteilen. Grundlage dafür sind die Prozesse und Methoden eines Content-Management-Systems, in dem zusätzlich vielfältigste Informationsquellen berücksichtigt werden.

Trend:
Produktvideos auf dem Vormarsch
• Die richtige Geschichte um und für Ihre Produkte und Lösungen lässt sich emotional gut mit Produktfilmen darstellen. Schulungen und Trainings für Verkäufer lassen sich zudem mit Bewegtbild nachhaltig realisieren. Damit die Videobotschaften schnell, gestreamt und ruckelfrei in guter Qualität beim Empfänger ankommen, lässt sich sicherlich auch mit YouTube arbeiten. Wer aber die Hoheit über seine Videostreams behalten möchte, sollte auf kommerzielle Video-Hosting-Anbieter zurückgreifen.
• Ziel sollte es sein, Kunden auf allen gängigen Endgeräten und Kanälen mit seiner Botschaft zu erreichen.
• Anbieter wie Brightcove oder der deutsche Anbieter movingimages aus Berlin bieten in diesem Kontext „Streaming Power“ und digitale Video-Ökosysteme an. Wer direkt broadcasten möchte und auf Livestreaming setzt, der findet auch im Internet die richtigen Anbieter.

„Content Delivery Portale“ (CDP) bieten die Bereitstellung von unterschiedlichen digitalen Inhalten auf allen digitalen Kanälen für jegliche digitalen Geräte an. Unternehmen müssen heute diverse Informationen für ihre Kunden zur Verfügung stellen. Rund um Produkte entstehen Informationen, die Kunden benötigen. Nachfragen am Telefon zu beantworten, verursacht meist hohe Kosten. Trotzdem muss der Kunde heute schnell und sicher Produktinformationen und Gebrauchsanleitungen im Netz auffinden können. Der direkte und schnelle Zugang zu Informationen erspart Nachfragen und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Zielgruppengerechte Informationen durch Content-Delivery-Portale

Schwierig wird es erst, wenn komplexe Informationen schnell und einfach gefunden werden sollen. Amazon hat in diesem Kontext den Dreh schon raus und hostet mehr als 2,5 Millionen Produkte, die einfach und durch eine intuitive Navigation mit Filtertechnologie gefunden werden können.

Amazon ist damit das perfekte Beispiel für ein Content-Delivery-Portal, beschränkt allerdings auf Verkaufs- und Produktinformationen. Damit heute Produktinformationen oder z. B. Gebrauchsanweisungen kontext- und zielgruppengerecht von Kunden gefunden werden, kommen Metadaten zum Einsatz. Sind dann Dokumente wie PDF-Dateien oder HTML-Dateien mit Metadaten klassifiziert, können diese im Content-Delivery-Portal ausgewertet werden, um die Suche viel effizienter zu gestalten. Im besten Falle wird durch Wissensmodellierung die begriffliche Welt der Benutzer auf die redaktionelle Klassifikation abgebildet.

Vorteile von Content-Delivery-Portalen

1. Das CDP ermöglicht die schnelle Suche bei Informationen für technische Produkte.

2. Content-Delivery-Portale stellen webbasiert kontext- und zielgruppengerecht Informationen bereit.

3. Redaktionelle Metadaten klassifizieren die Informationen auf Dokument- und Themen-Ebene.

4. Durch die Wissensmodellierung werden weitere Attribute im Portal aufgebaut und die begriffliche Welt der Benutzer wird auf die redaktionelle Klassifikation abgebildet.

 

 

 

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Smart Procurement & Supply-Management

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Die umfassende Digitalisierung verändert auch die Welt im Einkauf. Doch noch wird der Einkauf 4.0 (zu) zurückhaltend umgesetzt.

von Prof. Dr. Florian C. Kleemann

Seit Jahren kennt der Online-Handel nur eine Richtung: steil wachsend. Immer breiter werden die verfügbaren Sortimente, immer schneller die Lieferzeiten und immer ausgefeilter sowie kundenspezifischer die Angebote. Konstant zweistellige Wachstumsraten sind ein exzellenter Beleg dafür, dass die Digitalisierung des Einzelhandels schon längst weit fortgeschritten ist. Dagegen zeigen sich im B2B-Umfeld noch deutliche Rückstände.

So zurückhaltend das produzierende Gewerbe auf die Digitalisierung in Form der „Industrie 4.0“ reagiert hat, so vorsichtig ist man auch beim Einsatz elektronischer Systeme – auch für die Beschaffung der benötigten Materialien und Dienstleistungen. Doch auch hier ist ein steigendes Interesse daran, inwieweit die Digitalisierung den industriellen Einkauf verändert, festzustellen.

Doch wie beeinflusst die digitale Revolution die Beschaffungsfunktion – und welche Potenziale bestehen insbesondere für den E-Commerce? Dieser Frage geht der folgende Beitrag nach, in dem Grundlagen einer digitalisierten Beschaffung vorgestellt und deren potenzielle Anwendungsfelder im B2B-Handel skizziert werden.

Geht man davon aus, dass die Industrie 4.0 umfassende Vernetzung, Echtzeit-Kommunikation und intelligente Systeme als Kerninhalte hat, liegt es nahe, diese Aspekte auch mit einem Einkauf 4.0 zu assoziieren: Lieferanten und deren Produkte werden in eine übergreifende Systemlandschaft eingebunden, in der Daten (z. B. Bedarfsmengen, Bestellungen) im Moment ihres Entstehens an den jeweiligen Adressaten übermittelt werden.

Beschaffungsentscheidungen werden dabei von künstlicher Intelligenz unterstützt – durch Big-Data-basierte Analysen, autonom ablaufende Vorgänge oder lernende Prognosen. Hieraus, sowie mit der rasant fortschreitenden Entwicklung von begleitenden Technologien (z. B. IT, Robotik), sind eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten entstanden, die auch den industriellen Online-Handel „revolutionieren“ können.

 

Wahrheit oder Wunschtraum – Shopping like Amazon im B2B-Einkauf?

 

Anwendungsmöglichkeiten des Einkaufs 4.0

Graphical User-Interface, Virtual & Augmented Reality
Als Anwender elektronischer, häufig ERP-basierter Katalog- und Marktplatzlösungen im B2B-Umfeld fällt eines buchstäblich „ins Auge“: Die Nutzeroberflächen sind oft sehr schlicht, alles andere als dazu angelegt, breite Nutzerschichten anzusprechen. Allzu oft muss der Einkauf noch unterstützen oder gar Bestellungen selbst erstellen. In der Folge ergeben sich hohe Prozesskosten und eine Überlastung des Einkaufs mit nicht wertschöpfenden Tätigkeiten.

Doch warum nicht den B2C-Online-Handel als Vorbild nehmen? Ansprechende, intuitive Shop-Designs, umfassende Produktinformationen und nicht zuletzt die Möglichkeit, Waren mittels 360-Grad-Ansicht sogar virtuell zu inspizieren – solche und weitere Beispiele können auch den Weg für die industrielle Beschaffung weisen. Auch wenn die Volumina geringer und die Produkte komplexer sind: Die technologischen Möglichkeiten, auch B2B-orientierte Beschaffungslösungen nutzerfreundlicher und attraktiver zu gestalten, sind längst vorhanden.

Intelligente Funktionalitäten für Kataloge & Marktplätze
Ähnlich wie bei den grafischen Oberflächen sind Privatnutzer bei der Suche nach Artikeln im Internet bzw. in einem Online-Shop hohen Komfort gewöhnt: Schreibfehler werden korrigiert, verwandte Begriffe ergänzt oder ähnliche Artikel vorgeschlagen. Bei der Nutzung einer Suchmaschine muss man nicht einmal einen bestimmten Shop ansteuern, um fündig zu werden.

Im B2B-Umfeld dagegen führen bei vielen Katalogen selbst kleine Tippfehler zu ausbleibenden Suchergebnissen, für verschiedene Kataloge bestehen unterschiedliche Log-ins etc. Das muss aber nicht so bleiben: anbieterübergreifende, intelligente Suchfunktionen erleichtern die Produktsuche auch für Business-User. Vorschlagsfunktionen für wiederkehrende Bedarfe, ggf. sogar analytisch mit dem bisherigen Verbrauchsverhalten gekoppelt, können wiederum den Bestellvorgang wesentlich beschleunigen – und somit die Prozesskosten deutlich senken.

Vernetzung / Lieferantenanbindung
Doch nicht nur am „Front End“ von B2B-Onlinelösungen gibt es Handlungsbedarf bzw. Potenziale. Bisher werden vor allem C-Teile bzw. kleinteilige Bedarfe über Kataloge, ähnlich auch bei Marktplätzen, gekauft. Komplexere bzw. spezifischere Bedarfe werden überwiegend noch in klassischen Bestellprozessen abgewickelt. Die Möglichkeit einer umfassenden informationstechnischen Anbindung („EDI“) wird aufgrund des Umsetzungsaufwandes oft gescheut und wenn, nur bei Toplieferanten hingenommen.

Angetrieben vom Anspruch einer besseren Vernetzung in der Industrie 4.0 ergibt sich eine zunehmende Standardisierung von IT-Lösungen und Daten. Selbst wenn ein wirklich einheitlicher Datenstandard noch in weiter Ferne liegt: Big-Data-Applikationen vereinfachen die Vereinheitlichung von Daten aus unterschiedlichen Quellen drastisch. Intelligente, modulare IT-Lösungen reduzieren die Aufwände für die System-Anbindung von Lieferanten noch einmal zusätzlich. Diese Vorteile gelten sowohl für ERP-Systeme als auch für elektronische Kataloge, wo neue Sortimente und Anbieter so viel leichter angebunden werden können.

Value-Added-Services / 3-D-Druck
Ein wesentlicher Unterschied des Einkaufs 4.0 gegenüber traditionellen E-Procurement-Ansätzen liegt auch im Umfang der Veränderungen. Nicht mehr nur, wie eingekauft wird (= Prozesse), sondern auch was (= Objekte) wird sich verändern. Ein typisches Beispiel sind die Potenziale des 3-D-Drucks, durch den klassische, aufwendige Fertigungsverfahren für geringe Losgrößen eines Produktes durch ein hochflexibles Verfahren ersetzt werden.

Hierdurch wird nicht nur eine schrittweise Substitution der beschafften Güter ermöglicht (z. B. leichtere Bauteile, komplexere Formgebung). Zudem ergeben sich für Lieferanten auch neue Geschäftsmodelle. So z. B. ein onlinebasierter 3-D-Druck-Service, bei dem Industriekunden komplexe Bauteile nach eigenen Vorgaben konstruieren und herstellen lassen können. Auch hier sind endverbraucherorientierte 3-D-Druck-Shops als Vorbild zu nennen. Die höheren Ansprüche industrieller Kunden an Qualität, Präzision und Zuverlässigkeit müssen jedoch berücksichtigt werden.

 

Key-Facts / Ergebnisse Studie
Vor wenigen Jahren wurden Digitalisierung und Industrie 4.0 als „Hype“ abgetan – heute undenkbar. Trotzdem setzten Florian C. Kleemann und Andreas H. Glas das Forschungsprojekt „Smart Procurement & Supply Management“ auf, um die Auswirkungen der Industrie 4.0 auf den Einkauf zu untersuchen.Wesentliche Ergebnisse der interviewbasierten Studie waren:
• Erwartung hoher Prozesseffizienzen, vor allem bei operativen Prozessen
• Steigende Anforderungen an das Einkaufspersonal
• Wandel der Einkaufsrolle zum Prozessmanager
• Kritik an fehlenden Impulsen aus der Lieferantenbasis, z. T. auch den eigenen Unternehmen
• Ausgeprägte Vorbehalte in Rechtsund Datensicherheitsfragen
Diese und weitere Inhalte sind im gemeinsam mit Andreas H. Glas verfassten Kompaktbuch „Einkauf 4.0: Digitale Transformation der Beschaffung“ 2017 im Springer-Verlag erschienen.

Ausblick

Die vorangegangenen Ausführungen haben gezeigt: Industrie-4.0-Anwendungsbeispiele, aus denen sich für Handel bzw. Lieferanten sowie den industriellen Einkauf Potenziale und neue Ansätze ergeben, sind reichlich vorhanden. Und dabei handelt es sich keineswegs um reine Zukunftsmusik: Konzepte wie autonome Nachbestellung von Druckertonern, Webcam-überwachte Kleinteilbehälter mit selbstständiger Wiederbefüllung oder „Prescriptive Maintenance“ von Produktionsanlagen sind mittlerweile solide etablierte, innovative Beschaffungskonzepte.

Natürlich gibt es auch noch Herausforderungen zu bewältigen, sei es die Reife der erforderlichen IT-Technologien oder Fragestellungen rund um die Datensicherheit. Am Ende werden jedoch diejenigen Unternehmen erfolgreich sein, die Digitalisierung aktiv angehen – sei es auf der Lieferantenseite durch Anpassung der Geschäftsmodelle oder, auf Einkaufsseite, durch gezielte Nutzung vorhandener Produkt- bzw. Prozessinnovationen. Ein strategisch fundierter Ansatz bietet dabei den Vorteil, zielorientiert Erfolgspotenziale zu heben – und nicht kurzfristigen Trends aufzusitzen. Die Besonderheiten der industriellen Beschaffung sollten jedenfalls kein Hinderungsgrund sein, das Thema „Einkauf 4.0“ voranzutreiben. //

 

 

Autorenvita: Prof. Dr. Florian C. Kleemann

 

 

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Smart Payment mit dem Mehr an Kundenservice

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Plattformen verändern mit neuen Technologien unsere Art des Bezahlens – unsichtbar, bargeldlos und per digitaler Identität.

Wie bezahlen wir im Jahr 2022?

  • Bargeld ist abgeschafft
  • Kunden bezahlen mit ihrer digitalen Identität
  • Digitale, kompatible Plattformen bieten individuelle Services
  • Payment ist unsichtbar
  • Regulierung sorgt für fairen Interessenausgleich zwischen Verbrauchern, Unternehmen und Regierungen

von Jens Hegeler

So könnte die Zukunft des Zahlungsverkehrs aussehen – wenn es nach den Payment-Anbietern geht. Aber möchte der Kunde Bargeld wirklich abschaffen? Lässt sich Bezahlverhalten mit neuen Technologien und Regulierung verändern? Wie bieten Händler ihren Kunden ein optimiertes Einkaufserlebnis? Wie lernen sie den Kunden besser kennen? Ist Alexa das Portemonnaie von morgen?

Treiber: Digitalisierung, Plattformökonomie, Kundendaten

Smart Devices wie das Smartphone sind heute als alltäglicher Begleiter nicht mehr wegzudenken. Sie sind die Schnittstelle zu Ökosystemen wie Social Media, Smart Home, Smart Mobility und Smart City und nehmen als Speicher für Prozesse, Zahlungsdaten und biometrische Merkmale zunehmend Einfluss auf Einkaufsverhalten und Bezahlverfahren.
Smart Payment hängt grundsätzlich von der Akzeptanz sowohl beim Kunden als auch beim Händler ab. Das Wachstum des E-Commerce, die Verschmelzung von lokalem und Online-Handel sowie neue Technologien sind aktuelle Herausforderungen für den Handel und fordern eine Weiterentwicklung des Bezahlprozesses.

Der Payment-Markt wird zunehmend geprägt von digitalen Plattformen als Wettbewerber für klassische Anbieter. Technologieunternehmen wie Google haben Payment als interessanten Markt erkannt und bieten eigene Lösungen auf Basis der bestehenden Bankeninfrastruktur an, um Kunden an das eigene Ökosystem zu binden. Auch Händler stehen nun unter Druck und müssen ihre Geschäftsmodelle hin zu datenbasierten Konzepten weiterentwickeln.
Erfolgreiche Plattformen aus dem Silicon Valley und zunehmend aus China nutzen mit ganzheitlichen Prozessen aus Kundenansprache, Bezahlung und Datenanalyse bereits heute das enorme Potenzial der Digitalisierung.

Die smarte Analyse von Transaktions- und Kundendaten ist dabei der Schlüssel, um Kunden besser kennenzulernen und langfristig an sich zu binden. Mit der Regulierung durch die PSD2 („Payment Services Directive“) müssen diese Banken ihre Infrastruktur für Dritte öffnen. XS2A („Access to Account“) erlaubt dem Händler, mit Zustimmung des Kunden Zugriff auf Kontoinformationen der letzten 90 Tage zu erhalten. Analog zum Onlinebanking sieht er alle Transaktionsdaten, auch die der Wettbewerber, und kann so jedem Kunden individuelle Angebote unterbreiten. Als Drittanbieter kann der Händler auch selbst Zahlungen auslösen und damit als Zahlungsdienstleister auftreten.

WeChat: „All-in“-Plattform für das digitale Leben

Quelle: Logos - Websites der Anbieter

Quelle: Logos – Websites der Anbieter
  • Geldtransfer, Taxibestellung, Markteinkauf, Mietzahlung usw.
  • Zentrale Plattform für alle Unternehmen
  • Interaktion zwischen Kunden und Händlern auf allen Ebenen
  • WeChat Pay als fast flächendeckendes Zahlungsmittel
  • Datenschatz (Kaufverhalten und Bewegungsprofile)
  • Bargeld ist überflüssig

Heißt „Smart“ auch besser für den Kunden?

Dem Kundenwunsch nach Vereinfachung und Beschleunigung des Einkaufsprozesses nachkommend, setzen erfolgreiche Händler zunehmend digitale Innovationen ein, um die Komplexität maximal zu reduzieren. „Bequem“ bedeutet dabei ein nahtloses, unsichtbares Bezahlerlebnis.

Smart Retail betrifft grundsätzlich alle messbaren Kundenkontakte der Customer-Journey, bei der Produktnutzung, der Bezahlung, aber auch bereits im Vorfeld durch Produktwerbung oder Preisvergleiche. Smart Devices verbinden analogen und digitalen Handel kanalübergreifend und verschaffen dem Händler so einen völlig neuen Kundenzugang.

Amazon Go ist als disruptive Technologie für den POS-Handel zu sehen. Der Kunde identifiziert sich am Eingang über sein Smart Device, zahlt automatisch über das Amazon-Konto und verlässt ohne Anstehen an der Kasse das Geschäft. Das Warenwirtschaftssystem erfasst den Einkauf durch Bildauswertung und Echtzeitverarbeitung von Daten und füllt die Regale automatisch wieder auf. Amazon prognostiziert so den Bedarf der nächsten Stunden und disponiert die Warenbestände seiner Ladengeschäfte entsprechend.

Das Konzept mag wie Science-Fiction klingen, aber auch andere Händler wie die Supermarktketten Sainsbury’s und Hema testen aktuell eigene mobile Apps mit Scan- und Bezahlfunktion. Mit Saturn Express eröffnete kürzlich der erste kassenlose Elektronikmarkt in Europa. Waren sind über RFID verknüpft und schützen den Händler, indem die Diebstahlsicherung erst nach Zahlung deaktiviert wird. Die Integration weiterer Payment-naher Schritte wie Garantien, Gutscheine oder Ratenzahlungen schafft neue Erlösquellen und die Möglichkeit, den Kunden langfristig an sich zu binden.

Anforderungen an Bezahlverfahren

  • Bequemlichkeit in Form eines nahtlosen Einkaufserlebnisses
  • Transparenz durch die zentrale Schnittstelle von Einkäufen und Finanzen
  • Kontrolle durch individuelle Freigaben für bekannte Händler
  • Vertrauen durch sensiblen Umgang mit Daten
  • Sicherheit durch biometrische Authentifizierung

Für den Kunden bedeuten individuelle Händler-Apps jedoch auch viele unterschiedliche Prozesse, was weder einfach noch standardisiert ist. Payback bietet hingegen einen signifikanten Kundennutzen durch die Verknüpfung von Wallet und Loyalty-Programm in einer App, nutzbar auf einer der größten Händlerplattformen. Der Kunde erhält individuelle Angebote, kann am POS bezahlen und gleichzeitig Punkte sammeln. Der Fokus liegt dabei nicht mehr primär auf technischen Prozessen, sondern auf Kundenbedürfnissen, konkreten Vorteilen und Kundeninteraktion und -bindung. Payback erhält Konto- und Transaktionsdaten von Kunden über alle Händler mit Ort, Datum und Betrag und kann so dem Kunden personalisierte Angebote zusenden, wie z. B. Kontowechsel oder Kredite.

Abb. 1: Touchpoints in der Customer-Journey

Abb. 1: Touchpoints in der Customer-Journey

Best Practice: Mobility-Ecosystem

Der Schulterblick in das Ökosystem Smart Mobility zeigt, dass das Fahrzeug das Smartphone ablöst und selbst zur Geldbörse wird. Das Infotainment der Zukunft reserviert Parkplätze, navigiert zur Tankstelle und bestellt das Lieblingsessen. Damit müssen neben Autoherstellern auch Tankstellen, Restaurants und Händler ihre Angebote adaptieren und Schnittstellen mit dem Auto schaffen.

Das Erlebnis Auto wird vielfältiger und individueller. Aktuell rollt z. B. GM einen Marktplatz aus, der Einkäufe bei Händlern wie Dunkin‘ Donuts oder Shell sowie Reservierungen von Parkplätzen ermöglicht – Händler, die den Kunden täglich begleiten. Tools wie Alexa und selbstlernende Technologien machen das Einkaufen im Auto immer bequemer, indem Angebote je nach Gewohnheit personalisiert werden (präferierter Händler, Zeitpunkt usw.).

Der Kern ist der Zugang zum Kunden. Apple verfolgt z. B. einen ganzheitlichen Ansatz, um die digitale Wertschöpfung im Auto zu monetarisieren. Von der Navigation über Telefonieren und Musik schaffen sie eine zentrale Plattform, um sämtliche Dienste zu nutzen und integrierte Rewards und Treuepunkte zu generieren. Smarte Bezahlung ist das Verbindungsstück für ein einheitliches und nahtloses Kundenerlebnis. Händler müssen sich nun entscheiden, die Angebote der Plattformanbieter zu integrieren oder eigene Lösungen zu implementieren.

Abb. 2: Customer-Journey 2020

Abb. 2: Customer-Journey 2020

Was kann der Handel tun?

Payment ist Service-Sache. Händler sind aufgefordert, nahtlose, kanalübergreifende und komfortable Abläufe anzubieten. Dafür muss der Handel sich auf Service, Erlebnis und Convenience konzentrieren. Smart Devices werden Kassenpersonal und Terminals zurückdrängen, trotzdem müssen Händler die Interaktion mit dem Kunden gewährleisten.
Payment ist ein Baustein im Einkaufserlebnis – komfortabel gestaltet, kann der Handel auch langfristig die Kundenschnittstelle beherrschen:

  • Schnelle und nahtlose Bezahlverfahren erhöhen Konversionsraten
  • Standardisierte und einheitliche Lösungen bieten Potenzial als Bargeldersatz
  • Omnikanalfähigkeit sichert Reichweite, Konversion und Wachstum
  • Plattformen und Partnerschaften erweitern das Geschäftsmodell
  • Zugriff und smarte Analyse von Kundendaten ermöglichen die Präsentation individualisierter Angebote
  • Zugang zu Kontoinformationen erlaubt Rückschlüsse auf das Einkaufsverhalten
  • Echte Mehrwerte motivieren Kunden zur Änderung des Zahlungsverhaltens und zu der bewussten Zugriffserlaubnis auf Daten (laut DSGVO ab Mai 2018)
  • Instant Payment garantiert Umsatzgutschrift in „Realtime“

Smarte Händler kennen jeden Kunden so gut, dass sie wissen, was er sich wünscht. Smarte Händler haben Prozesse etabliert, um dem Kunden diese Wünsche zu erfüllen. //

 

Autorenvita: Jens Hegeler

 

 

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